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很多项目经理都是属于「被动式的项目经理」。就是「你先说你要什么项目信息，我想办法去弄这些信息出来给你」。因此，信息整理的工作基本上是没有列入工作管制的，只能够见招拆招，抱着应付的心态来面对信息的供应。

如果换个比较主动的角度来看，项目经理先了解每个与项目有关的人想要知道什么，这些信息一定有重复的地方，然后将这些信息做个整理归类，不等你开口要，我就先提供给你，让你对项目没有疑惑，化被动为主动。这些信息整理归类的动作，直接就纳入在项目经理的工作管制之中，这样对项目经理而言，也没有任何的「意外」。

讲起来简单，做起来其实也不难，二个小时就可以做好沟通计划，几个步骤掌握住就好：

(1) 认识项目干系人

(2) 分析项目干系人的信息需求

(3) 依照信息需求找出信息种类

(4) 将信息种类归类

(5) 决定信息传递的周期

(6) 决定信息传递方式

(7) 搜集信息

(8) 传递信息

(9) 检讨信息传递成效
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信息传递在目前项目做得确实很差,特别在知识传播方面,比如:
A.已有现成的功能模块,由于及时传播出去,造成不同的开发人员重复开发相同的模块;
B.不同的系统分析员,基于不同技术架构开发,相互不沟通,技术不兼容,开发人员用了其中一个技术框架,发现实现不了,只能使用另外一个,但由于不兼容,需要重做大部分工作.
C.公共模块没有必要的文档说明,开发人员不明所以,增加沟通成本.

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